Mẹo sửa file Word bị lỗi định dạng nhanh chóng, ai cũng làm được

File Word bị lỗi định dạng là tình trạng khá phổ biến trong quá trình học tập và làm việc. Văn bản có thể bị sai font, nhảy bố cục, xuất hiện ký tự lạ hoặc thậm chí không thể mở được. Tuy nhiên, bạn không cần quá lo lắng vì phần lớn lỗi này đều có thể khắc phục nhanh chỉ với vài thao tác đơn giản. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu nguyên nhân và những mẹo sửa file Word bị lỗi định dạng hiệu quả, dễ thực hiện cho mọi người dùng.

File Word bị lỗi định dạng là gì?

File Word bị lỗi định dạng là tình trạng tài liệu hiển thị sai so với ban đầu như lỗi font, lệch bố cục, ký tự lạ hoặc không thể mở file, gây khó khăn khi đọc và chỉnh sửa.

Những dấu hiệu thường gặp khi file Word bị lỗi 

• Lỗi font chữ: Nội dung hiển thị sai font, xuất hiện ký tự lạ, ô vuông hoặc chữ bị biến dạng khiến tài liệu khó đọc. 
• Lỗi bố cục tài liệu: Khoảng cách dòng không đều, nhảy trang, lệch lề hoặc bảng biểu bị xô lệch so với định dạng gốc. 
• Không thể chỉnh sửa file: File tự chuyển sang chế độ Read-only, bị khóa hoặc không cho phép thay đổi nội dung. 
• File Word không mở được: Khi mở tài liệu xuất hiện các thông báo lỗi như “Word found unreadable content, The file is corrupted, Cannot open the document”

>>> XEM THÊM: Cách đánh số trang trong word CỰC NHANH trong 1 phút 

Nguyên nhân khiến file Word bị lỗi định dạng

Trong quá trình sử dụng, file Word có thể gặp nhiều sự cố như không mở được, hiển thị sai nội dung, mất dữ liệu hoặc bị treo khi thao tác. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến khiến file Word bị lỗi: 

• Quá trình lưu hoặc mở file bị gián đoạn: Khi đang lưu hoặc mở tài liệu mà xảy ra mất điện, tắt máy đột ngột, lỗi ổ cứng hoặc hệ thống bị treo, file Word rất dễ bị hỏng.
• Nén hoặc mã hóa file không đúng cách: Việc nén, giải nén hoặc đặt mật khẩu cho file Word sai cách có thể khiến tài liệu không thể mở hoặc đọc dữ liệu chính xác.
• Virus và phần mềm độc hại: Virus máy tính có thể xâm nhập và làm hỏng cấu trúc file Word, gây mất dữ liệu hoặc lỗi hiển thị nội dung.
• Sự cố phần cứng hoặc hệ điều hành: Các lỗi liên quan đến ổ cứng, RAM hoặc hệ điều hành không ổn định cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến file Word.
• Phiên bản Word không tương thích: File được tạo ở phiên bản Word mới nhưng mở bằng phần mềm cũ hơn có thể dẫn đến lỗi font, lỗi định dạng hoặc không mở được file.
• Lỗi trong quá trình chỉnh sửa tài liệu: Khi chỉnh sửa file, các thao tác sai hoặc phần mềm gặp sự cố bất ngờ có thể khiến dữ liệu bị lỗi hoặc mất nội dung.
• Mất kết nối mạng khi làm việc online: Đối với file Word lưu trên Google Drive, OneDrive hoặc mạng nội bộ, việc mất kết nối internet có thể làm quá trình đồng bộ bị gián đoạn và gây lỗi file.
• Dữ liệu trong file bị hỏng: Nội dung bên trong tài liệu có thể bị lỗi do ghi đè, sao chép không đúng cách hoặc bị can thiệp từ các phần mềm khác.

Cách sửa file Word bị lỗi định dạng hiệu quả nhất

Sử dụng công cụ sửa lỗi có sẵn trong Microsoft Word

Microsoft Word được tích hợp sẵn tính năng sửa lỗi tài liệu, giúp khắc phục nhiều trường hợp file Word bị hỏng hoặc không thể mở bình thường. Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mở Microsoft Word và nhấn Ctrl + O hoặc vào File → Open.

Bước 2: Chọn file Word bị lỗi cần sửa trên máy tính.

Bước 3: Nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Open để hiển thị thêm tùy chọn.

Bước 4: Chọn Open and Repair để Word tự động kiểm tra và sửa lỗi file.

Khôi phục tài liệu chưa được lưu

Nếu vô tình tắt Word mà chưa kịp lưu tài liệu, bạn vẫn có thể khôi phục lại file nhờ tính năng tự động lưu được tích hợp sẵn trong Microsoft Word. Cách thực hiện khá đơn giản và không cần cài đặt thêm phần mềm hỗ trợ. 

Các bước khôi phục file Word chưa lưu:

Bước 1: Mở Microsoft Word và chọn tab File trên thanh công cụ.

Bước 2: Trong menu bên trái, nhấn vào mục Info.

Bước 3: Tại phần Manage Versions, chọn Recover Unsaved Documents để xem các file chưa được lưu.

Bước 4: Danh sách những tài liệu được Word tự động lưu sẽ hiển thị trên màn hình. Hãy tìm và chọn file bạn muốn khôi phục.

Bước 5: Sau khi mở được tài liệu, nhấn Save As để lưu file vào vị trí mới trên máy tính nhằm tránh mất dữ liệu lần nữa.

Khôi phục văn bản từ bất kỳ tệp nào

Trong trường hợp file Word bị lỗi hoặc không thể mở bình thường, bạn có thể sử dụng tính năng Recover Text From Any File để lấy lại nội dung văn bản. Dưới đây là các bước thực hiện đơn giản: 

Bước 1: Mở Microsoft Word, nhấn Ctrl + O hoặc vào File → Open để mở cửa sổ chọn file.

Bước 2: Tìm và chọn file Word bị lỗi mà bạn muốn khôi phục dữ liệu.

>>> XEM THÊM: Cách tạo dòng chấm, tab (……..) trong Word  trong 3 giây 

Bước 3: Tại mục All Files, nhấn vào danh sách tùy chọn và chọn Recover Text From Any File. Sau đó nhấn Open để Word tiến hành khôi phục nội dung văn bản.

Mở file Word bị lỗi định dạng bằng Notepad

Nếu file Word bị lỗi và không thể mở bằng cách thông thường, bạn có thể thử sử dụng Notepad để lấy lại phần nội dung văn bản bên trong. Cách thực hiện như sau: 

Bước 1: Nhấp chuột phải vào file Word bị lỗi, chọn Open with ( Mở bằng )→ Choose another app ( Chương trình khác ).

Bước 2: Chọn More apps để hiển thị thêm phần mềm, sau đó chọn Notepad. Lưu ý không tích vào ô Always use this app to open .docx files để tránh đặt Notepad làm ứng dụng mặc định mở file Word. Nhấn OK để tiếp tục.

Bước 3: Khi file được mở trong Notepad, hãy sao chép phần nội dung văn bản còn hiển thị và dán vào một file Word mới, sau đó chỉnh sửa và định dạng lại tài liệu nếu cần.

Cách sửa lỗi file Word bằng phần mềm phục hồi 

Ngoài các tính năng có sẵn trong Microsoft Word, bạn cũng có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ để sửa file Word bị lỗi định dạng, không mở được hoặc mất dữ liệu. Dưới đây là một số công cụ phục hồi file Word phổ biến và dễ sử dụng:

• Microsoft Office Repair Tool
• Stellar Repair for Word
• DataNumen Word Repair
• LibreOffice hoặc OpenOffice

Những phần mềm này hỗ trợ khôi phục nội dung văn bản, sửa lỗi định dạng và tăng khả năng mở lại các file Word bị hỏng hiệu quả hơn.

>>> XEM THÊM: Các hàm excel cơ bản dễ dùng  

Hướng dẫn tự động sửa lỗi cho Word 

Nếu file Word bị lỗi, bạn có thể dùng tính năng tự động sửa lỗi của Microsoft Office để khắc phục nhanh. Tính năng này giúp sửa các lỗi hệ thống, hạn chế tình trạng file không mở được hoặc bị treo.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu tượng Windows trên thanh Taskbar và chọn Apps and Features.

Bước 2: Tìm đến Microsoft Office, nhấn vào biểu tượng ba dấu chấm bên cạnh rồi chọn Modify.

Bước 3: Chọn chế độ Repair, sau đó nhấn Continue và chờ hệ thống sửa lỗi. Cuối cùng, khởi động lại máy tính để hoàn tất quá trình.

Tắt chương trình Word đang chạy ngầm trong Task Manager

Trong một số trường hợp, Microsoft Word vẫn chạy ngầm sau khi tắt ứng dụng, khiến file không thể mở hoặc báo lỗi truy cập. Để khắc phục, bạn chỉ cần tắt các tiến trình Word trong Task Manager rồi mở lại file.

Bước 1: Nhấp chuột phải vào Taskbar và chọn Task Manager (Trình quản lý tác vụ).

Bước 2: Tìm các tiến trình có tên word.exe hoặc Microsoft Word đang chạy, sau đó nhấn End Task để tắt hoàn toàn.

Sau khi thực hiện xong, hãy mở lại file Word để kiểm tra lỗi đã được khắc phục hay chưa.

Cách hạn chế file Word bị lỗi định dạng

Để tránh tình trạng file Word bị nhảy chữ, lỗi font hoặc thay đổi bố cục khi mở trên thiết bị khác, bạn nên áp dụng một số mẹo dưới đây trong quá trình soạn thảo và lưu file: 

• Định dạng .docx giúp file ổn định hơn và hạn chế lỗi tương thích so với định dạng .doc cũ.
• Thay vì chỉnh thủ công từng tiêu đề hoặc đoạn văn, hãy dùng các Style như Heading 1, Heading 2 hoặc Normal trong tab Home để tài liệu đồng bộ và chuyên nghiệp hơn.
• Vào File → Options → Save và tích chọn Embed fonts in the file để tránh lỗi font khi mở file trên máy khác.
• Hạn chế dùng Enter hoặc Space để căn chỉnh: Không nên nhấn nhiều dấu cách hoặc Enter liên tục để dàn trang. Thay vào đó, hãy sử dụng Alignment, Tab hoặc Table để bố cục ổn định hơn.
• Sử dụng Page Break khi sang trang: Nhấn Ctrl + Enter để tạo ngắt trang thay vì dùng nhiều lần phím Enter. Cách này giúp tài liệu không bị xô lệch khi chỉnh sửa.
• Dùng Clear Formatting khi văn bản bị lỗi: Nếu định dạng bị rối, hãy bôi đen đoạn văn và nhấn Ctrl + Space để đưa văn bản về định dạng mặc định.