Lập bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm hiệu quả tiết kiệm chi phí

Trong công ty có nhiều phòng ban nhưng phòng hành chính có trách nghiệm theo dõi lượng sử dụng của từng bộ phận, từng tháng, từng quý để đưa ra mức sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả nhất.

Đồng thời sau khi đưa ra kế hoạch thu mua cũng như định mức sử dụng của mỗi phòng ban, theo dõi lượng sử dụng của mỗi phòng ban xem có phù hợp với định mức hay không, để điều chỉnh định mức, đồng thời có kế hoạch mua sắm dự trữ văn phòng phẩm đầy đủ nhất.

Vậy kế hoạch thu mua cũng như định mức sử dụng văn phòng phẩm cho mỗi phòng ban như thế nào là hợp lý? Sử dụng văn phòng phẩm sao cho hiệu quả? Cùng văn phòng phẩm Huyền Anh tìm câu trả lời nhé.

Tại sao phải xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm

Xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm là điều cần thiết đối với các doanh nghiệp với nhiều phòng ban.

Với số lượng nhân viên lên đến hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân viên sử dụng trong vòng một tháng hoặc một quý.

Bảng kế hoạch còn cho thấy sự hợp lý trong nhu cầu lựa chọn sử dụng văn phòng phẩm, tránh việc các nhân viên lựa chọn các loại dụng cụ không cần thiết gây hao phí tài nguyên của công ty.

Ngoài ra nó còn có thể dùng để đánh giá, tồn kho và kiểm kê văn phòng phẩm dễ dàng dành cho người phụ trách mua cho công ty. Với các hóa đơn, chứng từ,…

Tiết kiệm chi phí mua văn phòng phẩm có lợi ích gì?

Nhiều người nghĩ rằng văn phòng phẩm chỉ là một chi phí nhỏ . Nên không để ý giá thành giá nào mà chẳng được, dùng bao nhiêu chẳng được.

Tuy nhiên chính những thứ nhỏ nhặt này lại giúp công ty tiết kiệm một khoản không nhỏ.

Đối với những công ty trung và lớn khoản chi phí văn phòng phẩm lên tới hơn 10 triệu/ 1 tháng, các công ty nhỏ hơn thì mức tiêu dùng vào khoảng 1-3 triệu/1 tháng.

Mỗi nhân viên tiết kiệm một chút cũng làm giảm chi phí này xuống mức tối thiểu rồi.

5 bước xây dựng bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm

Để lập một bảng kế hoạch mua văn phòng phẩm thì người phụ trách cần phải lọc qua nhiều quy trình để đánh giá hợp lý nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm cho công ty của mình.

Đề xuất với ban lãnh đạo chi tiêu mua văn phòng phẩm hoạt động cho công ty. Dưới đây là 5 bước mà Huyền Anh giới thiệu bạn có thể tham khảo.

Định mức và quy định cách sử dụng văn phòng phẩm

Người phụ trách mua văn phòng phẩm cần lập kế hoạch định mức sử dụng văn phòng phẩm, giám sát nghiên cứu nhu cầu sử dụng của từng phòng ban sau khi hiểu rõ thói quen sử dụng văn phòng phẩm tại công ty mình.

 Theo dõi nhu cầu sử dụng và ghi nhận ý kiến của nhân viên. Đồ dụng văn phòng phẩm sẽ thay đổi theo từng thời gian, thời điểm công việc khác nhau do đó cần phải theo dõi để có sự thay đổi phù hợp.

Mỗi công ty sẽ có các quy định sử dụng văn phòng phẩm nhằm tạo nên môi trường văn hóa trong việc sử dụng đồ dùng của công ty một cách thông minh và tiết kiệm. 

Sử dụng các loại văn phòng phẩm có thể tái chế, sử dụng lại. Ví dụ:

Dùng lại những tờ giấy in a4 chỉ in một mặt, mặt kia vẫn nháp được. Hoặc bạn có thể dùng những tờ giấy này để in test trước khi in số lượng lớn tài liệu thành nhiều bản.

• Dùng chung đồ dùng văn phòng phẩm. Thay vì mỗi người một chiếc, đồng nghiệp của bạn có thể dùng chung với bạn. Đây cũng là một các tiết kiệm văn phòng phẩm đáng kể đó.
• Lấy lại những chiếc kẹp bướm đã kẹp vào tập tài liệu, nhiều người vứt ngay cả đống tài liệu khi vẫn còn kẹp bướm ở đó. Bạn nên kiểm tra kẹp bướm có hay không trước khi vứt bất kì tài liệu nào.
• Mua những dụng cụ đựng văn phòng phẩm như hộp bút. Bạn sẽ được dùng một chiếc bút đến lúc hết mực thay vì mới dùng đã không biết vứt đâu. Vừa gọn gàng vừa tiết kiệm phải không nhỉ?

Sử dụng văn phòng phẩm có chất lượng

Mua và sử dụng các văn phòng phẩm chất lượng tốt giúp thời hạn sử dụng lâu dài, bền bỉ và an toàn cho sức khỏe người sử dụng.

Hãy lựa chọn các loại thương hiệu như: Thiên Long, Bến Nghé, Giấy in Double A,… là một trong những thương hiệu nổi trội tại Việt Nam.

Tránh các loại văn phòng phẩm kém chất lượng không có thương hiệu tuy giá thành rẻ những lại mau hỏng, không an toàn.

Lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm

Sau khi nắm được nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của từng phòng ban thì bạn cần phải lên kế hoạch cấp văn phòng phẩm và các quy định cụ thể trong quá trình sử dụng.

Tạo một danh sách các loại văn phẩm cần thiết giao cho từng phòng ban để biết từng nhu cầu sử dụng để tiến hành đặt hàng với nhà cung cấp.

Sau đó chọn nhà cung cấp uy tín, chất lượng và mua hàng với số lượng lớn để tăng chiết khấu giảm bớt chi phí khi mua lẻ.

Tiến hành cấp phát văn phòng phẩm đồng bộ cho từng phòng ban theo định kỳ và định mức sử dụng.

Quản lý văn phòng phẩm tồn kho

Nhập số lượng lớn văn phòng phẩm thì sẽ có nhiều hàng tồn kho và cần có người quản lý bảo quản để đạt chất lượng tốt nhất.

Các loại hàng tồn kho thường là các loại giấy in, hộp mực, bút viết, sổ bìa, giấy note,… 

Lập thời gian cấp phát định kỳ hoặc các loại văn bản nếu sử dụng đột xuất để có thể dễ dàng quản lý văn phòng phẩm tồn kho.

Tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm chất lượng

Để tiết kiệm nhiều chi phí mua văn phòng phẩm thì đối tác cung cấp văn phòng phẩm là hết sức quan trọng. Thay vì mỗi lần mua mỗi cửa hàng khác nhau thì bạn nên chọn một đối tác thường xuyên để cung cấp sẽ nhận được ưu đãi và khuyến mãi cao hơn.

Cửa hàng cung cấp văn phòng phẩm đáng tin cậy cần phải có các ưu điểm như: Uy tín trên thị trường, giá thành rẻ, chất lượng cao và giao hàng nhanh chóng.

Chúng tôi đã thấy rất nhiều trường hợp, đã có định mức văn phòng phẩm nhưng thường bị sử dụng chênh hơn định mức. tìm hiểu nguyên nhân chúng tôi mới biết. Các khách hàng này mua phải văn phòng phẩm kém chất lượng, dùng bút viết nhanh hết mực, giấy in mua theo ram nhưng bị thiếu định lượng, số tờ ít hơn tiêu chuẩn. Như vậy mua văn phòng phẩm rẻ mà hóa đắt. Vì vậy bạn nên tìm hiểu rõ nhà cung cấp để mua được văn phòng phẩm chất lượng nhé.

công ty cung cấp văn phòng phẩm uy tín

Nếu bạn đang tìm nhà cung cấp văn phòng phẩm uy tín thì Văn phòng phẩm Huyền Anh là cái tên bạn cần phải lựa chọn đầu tiên, Vì.

• Là doanh nghiệp uy tín với đội ngủ trẻ có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực văn phòng phẩm.
• Là đối tác đáng tin cậy với hơn 4000 doanh nghiệp tại TPHCM và nhiều tỉnh thành khác.

quý khách có kế hoạch mua sẳm để sử dụng văn phòng phẩm tiết kiệm chi phí có thể liên hệ tham khảo giá cho Huyền Anh qua Hotline: 0903.317.294– 028.3816.1701 hoặc chát nhanh dưới góc màn hình bộ phận kinh doanh sẽ phản hồi lại ngay. Xin cảm ơn và hân hạnh được phục vụ quý khách!

Trên đây là những thông tin và kinh nghiệm kinh doanh văn phòng phẩm Huyền Anh mong rằng bài viết sẽ giúp ích cho các bạn hiểu hơn về cách lập kế hoạch để tiết kiểm chi phí phí sử dụng văn phòng phẩm hợp lý cho công ty cũng như cá nhân .